Telefondolmetschen für öffentliche Behörden: So erreichen Sie Bürger:innen in mehreren Sprachen

Deutschland ist seit Jahrzehnten ein attraktives Einwanderungsland. Unsere Gesellschaft ist vielfältig und bunt. Dennoch stehen viele öffentliche Behörden regelmäßig vor der Herausforderung, Bürger:innen mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen effektiv zu erreichen. Eine innovative und flexible Lösung bietet das Telefondolmetschen. Doch wie funktioniert dieser Service, welche Vorteile bietet er und wie grenzt er sich von anderen Dolmetschmethoden wie simultandolmetschen vor Ort oder Ferndolmetschen via Webinar ab? Der folgende Beitrag beleuchtet die neue Sprachvielfalt in Behörden und gibt praxisnahe Tipps zur erfolgreichen Mehrsprachigkeitskommunikation.

Warum ist Mehrsprachigkeit in Behörden heute unerlässlich?

Mit der zunehmenden Internationalisierung und Migration wächst die Zahl der Menschen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. In den Städten sprechen (laut Migrationsforschung) teilweise über 30% der Bewohner:innen zu Hause eine andere Sprache. Doch öffentliche Dienstleistungen müssen für alle gleichermaßen zugänglich sein. Sprachbarrieren können dabei zu Missverständnissen, Verzögerungen oder sogar Diskriminierung führen.

• Bürger:innen, die behördliche Schreiben nicht verstehen, kommen seltener zu Terminen oder nutzen Angebote nicht.
• Falsch ausgefüllte Anträge führen zu Verzögerungen im Verwaltungsprozess.
• Einsprachige Kommunikation widerspricht dem Ziel, Chancengleichheit und Teilhabe zu fördern.

Mehrsprachigkeit ist also gelebte Demokratie! Moderne Behörden setzen daher verstärkt auf professionelle Dolmetschdienste – und immer häufiger auch auf digitale und telefonische Varianten.

Telefondolmetschen: Ein flexibler Lösungsansatz für den Behördenalltag

Der klassische Gang zum simultandolmetschen vor Ort erfordert Planung, Präsenz und nicht selten eine kostenintensive Anfahrt von Dolmetscher:innen. Telefondolmetschen hingegen bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeiteffizienz: Dolmetscher:innen sind oft binnen Minuten verfügbar, spontane Anfragen können sofort bedient werden.
• Ortsunabhängigkeit: Es ist keine Anwesenheit vor Ort nötig. Ideal bei kurzfristigen oder häufigen Gesprächssituationen.
• Kostentransparenz: Die Kostenstruktur ist klar und richtet sich meist nach Minutenpreisen – ohne Fahrt- oder Wartezeiten.
• Diskretion: Die Gesprächsatmosphäre bleibt vertraulich, da emotionale Distanz häufig leichter herzustellen ist.

Besonders bei sensiblen Themen (z. B. während Sozialberatungen, im Ausländeramt oder im Jobcenter) ist das Telefondolmetschen ein niedrigschwelliges, niederschwelliges Angebot. Es fördert den Dialog und stärkt das Vertrauen der Bürger:innen in staatliche Institutionen.

Simultandolmetschen, Telefondolmetschen, Ferndolmetschen – wo liegt der Unterschied?

Um Kommunikation zu erleichtern, stehen Behörden inzwischen mehrere Dolmetschvarianten zur Verfügung:

1. Simultandolmetschen vor Ort

Diese Methode eignet sich vor allem bei größeren Veranstaltungen, Gerichtsverfahren oder mehrsprachigen Kongressen. Ein oder mehrere Dolmetscher:innen übersetzen dabei das gesprochene Wort in Echtzeit in die Zielsprache. Der Aufwand für Organisation, Technik und Dolmetschpersonal ist hier meist am höchsten und lohnt sich vor allem, wenn der persönliche Kontakt im Fokus steht.

2. Telefondolmetschen

Für kurze, spontane und flexible Einsätze ist diese Lösung unschlagbar. Sie eignet sich ideal für Einzelgespräche bei Anmeldungen, Beratungen oder auch im Notfall. Ein Dolmetscher, eine Dolmetscherin wird per Telefon in das Gespräch geschaltet und sorgt für die Verständigung zwischen den Parteien.

3. Ferndolmetschen Webinar

Mit dem Siegeszug digitaler Kommunikation via Video und Webinar eröffnet sich ein weiteres Format: Ferndolmetschen Webinar. Hier werden Dolmetscher:innen in Videokonferenzen zugeschaltet und ermöglichen die Verständigung in virtuellen Räumen – besonders hilfreich bei internationalen Online-Meetings oder digitalen Workshops mit Bürger:innen oder Institutionen.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Dolmetschmethoden finden Sie auch im Wikipedia-Artikel zum Dolmetschen.

Praxisbeispiele: Effizient und bürgernah kommunizieren

Praxisberichte aus deutschen Kommunen zeigen: Professionelles Dolmetschen unterstützt die Behördenarbeit maßgeblich. Besonders das Telefondolmetschen bewährt sich täglich – hier einige typische Szenarien:

• Sozialamt: Ein Klient spricht ausschließlich Arabisch. Via Telefondolmetscher wird das Beratungsgespräch verständlich und zielgerichtet geführt.
• Gesundheitsamt: In der Pandemiezeit nutzen Ärzt:innen Telefondolmetscher, um Test- oder Quarantäneanordnungen zu erklären.
• Bürgeramt: Bei der Anmeldung einer Eheschließung werden via Ferndolmetschen Webinar die Dokumente mehrsprachig erläutert – ortsunabhängig und flexibel.

Zentrale Erfolgsfaktoren sind professionelle Schulung der Behördenteams, strukturierte Abläufe und der Einsatz spezialisierter Dolmetschdienstleister mit geprüften Sprachmittler:innen.

Herausforderungen und Qualitätskriterien für das Telefondolmetschen

Professionelles Dolmetschen ist anspruchsvoll. Die Anforderungen an Diskretion, Neutralität und Fachkenntnisse sind hoch, gerade im öffentlichen Sektor. Was ist anspruchsvoller: Dolmetscher? – diese Frage wird in Fachkreisen intensiv diskutiert. Ein paar Schlüsselpunkte:

• Sprachliche Präzision: Gerade beim Telefondolmetschen ist eine fehlerfreie und neutrale Übersetzung wichtig, da Mimik und Gestik fehlen.
• Datenschutz: Telefongespräche müssen DSGVO-konform und vertraulich ablaufen.
• Technische Ausstattung: Hochwertige Telefonanlagen sichern eine störungsfreie Verbindung und Verständlichkeit.
• Kulturaffinität: Missverständnisse entstehen oft durch kulturelle Unterschiede, auf die Dolmetscher:innen vorbereitet sein müssen.

Ein Tipp aus der Praxis: Achten Sie bei der Wahl Ihrer Dolmetschagentur auf Zertifikate und geprüfte Qualifikationen. Erst eine vertrauensvolle Zusammenarbeit garantiert reibungslose und rechtssichere Kommunikation.

Fazit: Moderne Dolmetschdienste stärken Bürgernähe und Verwaltungskompetenz

Telefondolmetschen, Ferndolmetschen Webinar und simultandolmetschen vor Ort eröffnen Behörden und Institutionen neue Möglichkeiten, Bürger:innen mit verschiedenen Sprachhintergründen unmittelbar und verständlich zu erreichen. Effektive Kommunikation ist das Fundament unserer Demokratie und Verwaltungsarbeit – sie fördert Teilhabe, Integration und Chancengleichheit. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Kompetenz, Datenschutz und Servicequalität.

Wer sich als Behörde zeitgemäß aufstellt, investiert nicht nur in moderne Technik, sondern vor allem in vertrauensvolle Beziehungen zu allen Bürger:innen – unabhängig von ihrer Herkunft oder Muttersprache!

Mehr zu den modernen Dolmetschlösungen und wie Sie diese in Ihrer Behörde implementieren können, lesen Sie direkt auf PoliLingua – Telefondolmetschen und auf den weiteren Seiten von PoliLingua.